Déménagement d’entreprise : 10 choses à savoir et à préparer avant le jour J

Développement de l’activité, agrandissement de l’organisation ou encore fusion avec une agence annexe, il existe de nombreux facteurs poussant une entreprise à déménager. Peu importe la raison, le fait de changer de local est une chose qui ne s’improvise pas. Dès le départ, vous devez donc connaître tous les moyens de préparer et faciliter le déménagement. Dans certains cas, l’intervention d’un spécialiste est même indispensable. Ainsi, voici 10 choses que vous devez savoir avant le jour J.

Privilégier les services d’un déménageur professionnel

Lorsqu’une société est obligée de déménager, il est souvent indispensable de solliciter un prestataire. En naviguant sur le web, vous pouvez facilement trouver un site spécialisé dans le déménagement d’une entreprise. Selon l’offre choisie, vous pouvez compter sur l’expert dans diverses tâches comme l’organisation du projet, le démontage des meubles, la mise en carton des outils informatiques ou encore le transport de tous les matériels au sein de l’établissement.

Souples et sur-mesure, les prestations d’un déménageur professionnel permettent ainsi de ne pas perdre votre temps. En effet, ce spécialiste prendra en charge non seulement le démontage et l’installation, mais également le transport de toutes les affaires vers la nouvelle adresse. Avant d’accepter l’offre d’un prestataire, le mieux est de bien vérifier ses qualités de services ainsi que ses certifications.

Demander de nombreux devis de déménagement

Dans le cadre d’un déménagement d’une entrepris, il faut savoir que demander de nombreux devis est aussi une opération à prendre en compte. Si vous envisagez de contacter un déménageur, faire une comparaison des propositions sur le marché permet de distinguer les tarifs les plus intéressants. D’ailleurs, cela vous aidera surtout à mieux choisir une entreprise de déménagement. Outre le prix du service, vous devriez vérifier la disponibilité, l’ancienneté et les permis en règle de l’établissement.

En général, il est tout à fait possible de léguer les missions relatives à la manutention aux salariés. Dans le cas où vous avez une petite structure, la désinstallation des équipements, le démontage des mobiliers ou le déplacement des cartons peuvent être réalisés par les employés. La seule raison où l’intervention d’un déménageur est nécessaire est lors du chargement et du transport en véhicule.

La gestion des délais de préavis et l’organisation du planning

Avant le jour du déménagement d’entreprise, il est essentiel de résilier le contrat de bail du local que vous allez quitter. Afin d’éviter d’avoir des sanctions financières, vous êtes obligé de respecter le préavis légal. Ce dernier est très utile puisqu’il sert à la fois à trouver un nouveau locataire et à anticiper le départ de votre entreprise. Même si le préavis commercial est généralement établi sur 6 mois, il peut varier en fonction des accords conclus.

Pour ce qui est de l’organisation du planning, il s’agit d’une étape qui consiste à définir la date du déménagement, le rôle de chaque collaborateur, ou bien toutes les tâches qu’il faut réaliser. Si vous souhaitez réussir votre déménagement, l’idéal est donc de mettre en place un calendrier précis qui expose les étapes incontournables avant le jour du déménagement.

Informer les clients et le personnel à propos du changement de local

Parmi les autres choses à savoir avant un déménagement d’une entreprise, il y a l’annonce du changement de local aux clients et au personnel. En tant que premier individu en contact avec la société, les clients doivent être au courant du déménagement quelques mois ou semaines avant la mutation. La méthode la plus simple est d’établir des affiches, mais vous pouvez également opter pour une publication sur les réseaux sociaux ou sur le site de l’entreprise.

D’une autre part, il ne faut pas oublier que la communication avec le personnel est la clé du succès de votre déménagement. De ce fait, il est obligatoire d’annoncer cette nouvelle à toute l’équipe le plus tôt possible. À titre de précision, une modification du local personnel implique parfois une rédaction d’un nouveau contrat de travail, notamment lorsque l’établissement va être déplacé dans un autre pays ou une autre ville.

L’importance de trouver une meilleure date

Élément souvent mis de côté, la date du déménagement d’entreprise est un critère très important. En effet, le choix d’une mauvaise date peut impacter sur votre activité et votre chiffre d’affaires. Si possible, vous devez privilégier les périodes calmes où les clients sont moins nombreux. La plupart du temps, les professionnels déménagent soit à la fin de l’année, soit durant les grandes vacances. Par ailleurs, le délai de préavis de l’ancien local doit aussi être pris en considération. Afin de trouver une date optimale, vous pouvez demander un conseil auprès d’un spécialiste.