Le simple fait de se débarrasser des déchets de papier et de données peut être libérateur. Toutefois, de nombreux documents commerciaux doivent être conservés et mis en sécurité pendant dix ans. En principe, le stockage des documents fait partie des obligations comptables et d’enregistrement du droit fiscal et commercial.  Il est évident que les documents et les reçus relatifs à la situation financière de la société doivent être conservés. 

Lettres commerciales et lettres d’affaires 

Cette catégorie comprend toute la correspondance qui est utilisée pour préparer, exécuter ou annuler une transaction. Cela inclut naturellement les courriels. Ainsi, si vous avez envoyé une offre (acceptée ultérieurement), convenu de certaines modalités de paiement ou annulé une commande, ces courriels doivent être stockés et mis en sécurité. En revanche, si vous envoyez plusieurs courriers électroniques, par exemple au sujet de différents projets accompagnés de commentaires, vous pouvez les supprimer après que le projet ait été mené à bien.

Combien de temps et sous quelle forme les documents doivent-ils être sauvegardés ?

Les factures, livres et registres, inventaires, comptes annuels, rapports de gestion, bilan d’ouverture et instructions de travail et autres documents organisationnels nécessaires à leur compréhension, les pièces comptables et certains documents douaniers doivent être conservés et mis en sécurité pendant dix ans. Tous les autres documents doivent être sauvegardés pendant six ans.

Heureusement, à l’exception des bilans et des états financiers, les données ne doivent plus être conservées sous leur forme physique. La solution est de scanner les fichiers et de détruire les originaux. Les seules exceptions à cette règle sont les documents officiels.

Lorsque les données sont stockées sous forme électronique, il faut veiller à ce qu’elles puissent toujours être lisibles et en sécurité. Il est préférable de ne pas se fier à des formats qui seront dépassés dans quelques années et ne pourront plus être lus avec le matériel et les logiciels actuels.

Où et comment stocker les données informatiques ?

Plusieurs supports sont proposés sur le marché pour la sauvegarde de vos fichiers. Ces supports offrent chacun des solutions de sécurité pour vos données.

  • Clé USB : pratique et peut stocker beaucoup de données mais elle s’égare facilement du fait de sa petite taille.
  • Le disque dur : c’est une excellente capacité de stockage. Les données sont bien protégées.
  • Le disque dur externe : pratique et peut contenir une capacité de stockage de plus en plus importante.
  • Le Cloud : ne prend pas de place et a une capacité de stockage illimitée.